5S - czyli pięć zasad zarządzania stanowiskiem pracy

Czy chcemy poprawić efektywność swojej pracy? Chyba tak.

Rozpocznijmy więc od uporządkowania naszych stanowisk pracy. Proponuję skorzystać z pięciu zasad oferowanych przez technikę 5S.

5S to skrót pochodzący od japońskich słów: seiri to selekcja (ang. sort), seiton to systematyka (ang. storage), seiso to sprzątanie (ang. shine), seiketsu to standaryzacja (ang. standarise), shitsuke to samodyscyplina (ang. sustain).

Pięć zasad zarządzania stanowiskiem pracy, dbałość o organizację i wygląd miejsca pracy ma za zadanie:
- usuwanie zbędnych rzeczy, dla lepszego wykorzystania miejsca na stanowisku pracy,
- uporządkowanie miejsca pracy, aby poprawić bezpieczeństwo i zminimalizować czas poszukiwania rzeczy aktualnie potrzebnych do realizacji pracy - też, by łatwo kontrolować miejsce pracy i eliminować przyczyny wypadków,
- minimalizowanie błędów i pomyłek wynikających z niewłaściwego utrzymania stanowiska pracy.

Poniżej w kilku słowach postaram się wyjaśnić ideę każdej z zasad:

     •        sortowanie - umożliwia odseparowanie ze stanowiska pracy wszystkiego, co jest zbędne do jej wykonywania oraz identyfikację nadmiernych materiałów, nieużywanych narzędzi i przyrządów, starych instrukcji pracy, niepotrzebnych danych; pozwala na eliminowanie problemów związanych między innymi z „zagraceniem” stanowisk zbędnymi przedmiotami, marnotrawstwem czasu na odnajdowanie właściwego wyposażenia, narzędzi, materiałów oraz informacji, zbędnymi zapasami materiałów, części i komponentów przechowywanych na stanowiskach, co generuje dodatkowe koszty i sprzyja ukrywaniu istniejących problemów; nieuzasadnionym rozmiarem stanowisk pracy, zastawionych szafami, półkami i regałami; sortujemy wszystko co jest dostępne na stanowisku pracy, usuwamy ze stanowiska pracy wszystko co na nim zbędne, a to co może zostać jeszcze kiedykolwiek wykorzystane pakujemy do odpowiednio opisanych pudeł/pudełek

     •        systematyka - to taka organizacja oraz oznaczanie wszystkich elementów stanowiska pracy (materiały, narzędzia, przyrządy, instrukcje, dokumenty itp.), aby były łatwe do użycia i odłożenia na swoje miejsce, jak również do odnalezienia i identyfikacji przez każdego pracownika; to także przejrzystość i pełna wizualność miejsca pracy, zarządzanie wizualne; opisujemy miejsca gdzie odkładamy np. dokumenty do realizacji, archiwizacji, czy też już zrealizowane, projektujemy tzw. tablice cieni na narzędzia, oznaczamy odpowiednio powierzchnie na halach i w biurach, aby zawsze móc zidentyfikować to, co nam potrzebne (i przechowujemy tylko to, czego potrzebujemy do realizacji zadań – nie zagracamy miejsca pracy, nie chomikujemy) 

     •        sprzątanie - polega na określeniu częstotliwości i metody sprzątania stanowiska pracy, jak również dokładnym wyznaczeniu standardu poprawnego sprzątania oraz przypisaniu określonych obszarów i niezbędnych zasobów z tym związanych; obejmuje fizyczne czyszczenie i konserwację miejsca pracy, sprzątanie „wizualne” (natychmiastowa identyfikacja ewentualnych awarii, problemów); sprzyja to ujawnieniu materiałów oraz dokumentów o zbliżającym się terminie realizacji

     •        standaryzacja - ma na celu określenie standardów realizacji i przestrzegania pierwszych trzech kroków podejścia 5S w celu osiągnięcia powtarzalności wdrożonych zmian doskonalących stanowisko pracy; może to być np. stworzenie instrukcji wykonywania wszystkich czynności w zakresie pierwszych trzech kroków 5S, określenie zakresu czynności oraz odpowiedzialności pracowników za działania 5S, podjęcie działań mających na celu zabezpieczenie zmian doskonalących stanowiska pracy przed powrotem do stanu poprzedniego

     •        krok najtrudniejszy: samodyscyplina – to wyrobienie wśród nawyków i przyzwyczajeń koniecznych do przestrzegania wdrożonych rozwiązań usprawniających, jak również umiejętności pracy zgodnie ze standardami

Nawyk jest jak lina. Każdego dnia splatamy jej nitki, aż w końcu już nie możemy jej przerwać.
Horace Mann

Porządkując stanowisko pracy nie można zapominać, że dzisiaj jego nieodłącznym elementem jest komputer.  Niewielu pracowników ma świadomość, że to co znajduje się na dyskach komputera powinno być uporządkowane analogicznie do tego, jak prowadzone są repozytoria dokumentów np. w segregatorach. Pulpity są często zapełnione do granic możliwości, co znacznie spowalnia pracę komputera. 

Bałagan w komputerze skutkuje jego wolniejszym działaniem, pojawianiem się problemów z miejscem na dyskach oraz ciągłym szukaniem „czegoś”. Zaradzić temu można stosują pięć zasad zarządzania stanowiskiem pracy także i do „wirtualnych biurek”.  

Jak więc dobrze zorganizować magazyn wirtualny?

Najpierw należy dokonać selekcji posiadanych na dyskach danych i informacji. Przechowujemy tylko te dane i informacje, które są potrzebne. Wszystko, co jest zbędne i nie zostanie już wykorzystane można usunąć, a to co może się kiedyś przydać - zarchiwizować. Dotyczy to zarówno plików, jak i oprogramowania czy poczty e-mail. Dane i informacje powinny być przechowywane tak długo, jak jest to konieczne, gdyż z upływem czasu tracą na wartości. Mogą się stać wręcz szkodliwe dla przedsiębiorstwa (czy też naszych spraw prywatnych w domu).

Kolejny etap to systematyka. Należy tak zorganizować komputer (w zakresie struktury katalogów/folderów), aby uzyskać łatwy dostęp do plików. Zastosować można odpowiedni system nazywania i datowania plików. System ten ma być zrozumiały dla użytkownika.

Ważnym elementem organizowania „wirtualnego biurka” jest sprzątanie. I nie chodzi tutaj wyłącznie o utrzymywanie sprzętu komputerowego w czystości. System Windows zawiera dwa automatyczne narzędzia porządkujące: Oczyszczanie dysku (ang. Disk Cleanup) i defragmentator dysków. Pomoże to zwolnić więcej miejsca na dysku i efektywniej pracować. Disk Cleanup oczyszcza dysk ze zbędnych plików, do których dostęp jest utrudniony, a defragmentator dysków skanuje dysk i konsoliduje pliki, których fizyczne fragmenty mogą być rozrzucone po całym dysku.

Z kolei standaryzacja służy opracowaniu najlepszego dla użytkownika sposobu organizowania, nazywania plików i folderów.

Ostatni, i zarazem najtrudniejszym etapem procedury implementowania zasad 5S w komputerze jest samodyscyplina. Wszystkie powyższe działania powinny stać się codziennym zwyczajem, nawykiem.  

To, co trudne, musi być nawykiem.
To, co jest nawykiem, musi stać się łatwe.
To, co jest łatwe, musi stać się piękne.
Doug Henning

5S nie może być chwilową modą. Przestrzeganie pięciu zasad zarządzania stanowiskiem pracy powinno być elementem kultury pracy i naszego życia.

Życzę powodzenia szczególnie podczas wprowadzania zasad 5S w kuchni (tu jest spory potencjał), garażach, szafach. Jedynym miejscem, gdzie wdrożenie zasad 5S jest niemożliwe, jest damska torebka.