Jak zarządzać pocztą e-mail?

 

Strzeż się fałszywej wiedzy; jest bowiem groźniejsza niż ignorancja.
Georg Bernard Shaw

Każdego dnia jesteśmy „zalewani” informacjami. Informacyjne „tsunami” wpływa negatywnie na naszą produktywność, a co gorsza, jest to jeden z głównych stresorów. Warto więc wypracować swoją własną strategię zarządzania informacją.

W ramach tejże strategii zaproponuję kilka działań, które możemy wprowadzić w kontekście zarządzania pocztą e-mail. Na początek ważne jest oszacowanie czasu poświęcanego każdego dnia na czytanie, analizowanie i odpowiadanie na przesyłki e-mail. Do poczty e-mail podchodzimy „na chłodno”. Nie stresujemy się, jeżeli nie jesteśmy w stanie  odpowiedzieć na wszystkie maile.

Jeżeli już dojdziemy do wniosku, że zbyt dużo czasu poświęcamy na obsługę poczty elektronicznej, zastanówmy się jakie są przyczyny takiego stanu rzeczy.

Poniżej kilka powody, dla których zbyt dużo czasu poświęcamy poczcie elektronicznej (ale i Facebookowi itp.):

• fałszywe poczucie, że jesteśmy z kimś połączeni (jesteśmy istotami społecznymi, a dodatkowo kiedy otrzymujemy dużo e-maili czujemy się ważniejsi),
• fałszywe poczucie wydajności i postępu (kiedy nic nie robimy, to wydaje nam się, że marnujemy czas),
• poczucie winy (jestem miłą i dobrą osobą, więc jeżeli ktoś do mnie napisał, muszę mu odpowiedzieć, bo nikt nie lubi być ignorowany – nie, nie muszę! Porównaj swój czas do pieniędzy),
• lęk przed byciem zignorowanym,
• lęk przed karą, ale i oportunizm, liczenie na nagrodę (jeżeli nie odpowiem na e-mail, może mnie coś ominąć, będę ukarany, ale jeśli odpowiem, to osoba, której odpowiedziałem będzie miała wobec mnie dług wdzięczności). 

Zbuduj osobisty system zarządzania pocztą e-mail:

• wyrejestruj się z niepotrzebnych newsletterów,
• ustaw stopkę z podpisem,
• ustaw filtry antyspamowe,
• najpierw pousuwaj zbędne e-maile (bez otwierania),
• e-maile, które możesz, deleguj innym do załatwienia,
• te, które pozostaną, podziel na grupy (szybka odpowiedź – ważne i pilne, dłuższa odpowiedź – ważne i pilne, odpowiedz i zrób, np. zapisz zadanie do kalendarza, zrób i odpowiedz - niepilne),
• odpowiadaj najpierw na pilne/ważne, ale trudne, na które wolałbyś nie odpowiadać, unikaj prokrastynacji spraw trudnych,
• szybkie i krótkie odpowiedzi też warto „zaliczyć” na początku,
• przygotuj szablony odpowiedzi,
• jeżeli możesz zadzwonić i szybko coś wyjaśnić, nie odpisuj, tylko dzwoń,
• zaplanuj czas na odpowiadanie na dłuższe maile,
• czasochłonne sprawy warto planować, tworzyć listy,
• pisz jak najkrótsze odpowiedzi,
• jeżeli chcesz otrzymywać mniej e-maili, wysyłaj mniej e-maili,
• włączaj potwierdzanie odbioru tylko wtedy, kiedy ma to znaczenie,
• wprowadź limity czasowe obsługi poczty e-mail - ustaw budzik,
• regularnie sprzątaj skrzynkę e-mail – pamiętaj o konsekwencji,
• w zakładce „Odebrane” powinno być tylko tyle maili, żeby wyświetlały się bez przewijania,
• opowiadaj tylko na to, co faktycznie ma dla Ciebie znaczenie i dodaje wartości.

Każdy system czy strategii powinny być ciągle udoskonalane i konsekwentnie realizowane.