Źródła marnotrawstwa w biznesie i w naszym życiu

Marnotrawstwo jest wszechobecne zarówno w organizacjach, w otoczeniu, jak i w naszym życiu. Aby można było z nim „walczyć”, musimy go dobrze poznać, ale nie starajmy się z nim zaprzyjaźniać 😊
Podejmując próbę eliminowania marnotrawstwa pamiętajmy, że… najgorzej jest robić najlepiej coś, czego nie trzeba robić wcale. Naszym priorytetem powinno więc być upraszczanie, eliminowanie nadmiaru, skomplikowania, złożoności (choć złożoność może być korzystna, o czym należy pamiętać).

Poniżej słów kilka o wybranych źródłach marnotrawstwa:

Nadprodukcja

To tak zwane marnotrawstwo planowane, czyli produkowanie wyrobów, wyrobów w toku, realizowanie usług, zadań, na które nie ma zapotrzebowania, prowadzące do licznych strat, w tym nadmiernej obsady personelu, kosztów magazynowania czy transportu oraz, zwyczajnie, marnowania naszego czasu. Nadprodukcja prowadzi do powstawania kolejnych strat, zamrażania środków finansowych, narażenia towaru na uszkodzenia, a powstałe już braki mogą przez dłuższy okres czasu nie zostać wykryte. To, co jest wytwarzane, mimo, że nie ma na to zapotrzebowania musi podlegać dodatkowej obsłudze, być liczone, przechowywane, nadzorowane… To tyle z obszaru organizacji, a co z nadprodukcją w naszym życiu?

Z pewnością możemy do niej zaliczyć:
- przygotowywanie zbyt dużej ilości jedzenia,
- czytanie czegoś, co nam się nie przyda i nie dodaje wartości naszemu życiu,
- kupowanie książek, których nie przeczytamy i rzeczy, których nie użyjemy (bo promocja),
- perfekcjonizm,
- tworzenie i analizowanie danych, oraz generowanie informacji, które niczemu nie służą (np. robienie zdjęć, kręcenie filmików, których nigdy nie obejrzymy…),
- przygotowywanie rzeczy, zadań, z góry…

Oczekiwanie

Marnotrawstwo związane z oczekiwaniem dotyczy sytuacji, w których mamy do czynienia z bezczynnością. Przestoje spowodowane są wieloma czynnikami, w tym brakiem materiałów, informacji, decyzji, opóźnieniami w dostawach, awariami maszyn i urządzeń. Oczekiwanie jest czasem, który pozostaje do dyspozycji. Nadmierne oczekiwanie na zasoby, decyzje, czy informacje prowadzi do pogorszenia przepływu oraz wydłużenia czasu dostawy. Marnotrawstwo to jest chyba najbardziej irytujące dla pracowników.

A w naszym życiu, to na przykład:
- bezwartościowe spotkania, ale i zbędne zebrania, narady – ileż razy spotykamy się z kimś, bo wypada, a później czekamy, kiedy ta osoba już sobie wreszcie pójdzie…,
- spóźnianie się i przyzwolenie na spóźnianie się przez innych,
- zbyt wolny komputer - przecież nie mamy czasu na uporządkowanie i aktualizację, za to mamy sporo czasu, żeby każdego dnia czekać na uruchomienie 😊,
- jazda samochodem w godzinach szczytu...

Zbędny transport, przewóz

To każde zbędne poruszanie się ludzi, informacji, materiałów, co skutkuje marnotrawieniem czasu, wysiłku pracowników oraz wzrostem kosztów. Transport jest łącznikiem operacji i działań w organizacji, niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z procesami wytwarzania wyrobów, usług, czy administracyjnymi. Aby go zminimalizować należy zająć się odpowiednim rozmieszczeniem maszyn i urządzeń oraz stanowisk pracy. Wiele bowiem zbędnego przemieszczania występuje właśnie w związku z koniecznością pokonywania znacznych odległości po materiały, informacje, narzędzia, podpis, decyzję.

Przykłady z naszego życia:
- krótkie trasy samochodem, zamiast pieszo (niedawno córka zapytała mnie: „Mamo, dlaczego jedziemy do cukierni po tort samochodem, zamiast iść pieszo, przecież mamy blisko?”; cóż, wtedy akurat miałam wytłumaczenie: upał + tort z kremem  = katastrofa; ale refleksja pozostała),
- jazda do pracy w pojedynkę, jeżeli jest możliwość realizowania wspólnych dojazdów – podziękuje nam za to środowisko przyrodnicze (dzisiaj już coraz mniej naturalne) oraz nasze dzieci, bo to od nich pożyczyliśmy ziemię, oddajmy ją więc zdatną do użytkowania,
- jedzenie poza pracą w trakcie dnia pracy (dojazd do restauracji),
- słuchanie, podczas regularnego przemieszczania się różnego rodzaju pojazdami wiadomości, które są głównie (niestety) negatywne, zamiast na przykład audiobooków... tutaj zachęcam do poszperania w temacie psychologii pozytywnej…

Nadmierne lub niewłaściwe przetwarzanie

Z marnotrawstwem tego typu mamy do czynienia wszędzie tam, gdzie wykonuje się określone czynności czy też przetwarza informacje. Wiąże się ono z podejmowaniem nieuzasadnionych, zbędnych kroków w danym procesie. Jest to wysiłek, materiały, czas i informacje włożone w wykonanie czynności, które nie dostarczają wartości dla klienta (a w życiu osobistym dla nas, bo wtedy jesteśmy swoim własnym klientem). Nader często stosuje się zbyt skomplikowane procedury, zamiast zastąpić je prostszymi. Z nadmiernym lub niewłaściwym przetwarzaniem mamy do czynienia również wtedy, kiedy zapewniamy jakość produktu (czy to wyroby, czy usługi) wyższą niż wymaga tego klient. Czasem ta dodatkowa „praca” wykonywana jest tylko po to, by wypełnić czymś nadmiar czasu i nie czekać bezczynnie. To, co „boli” pracowników chyba najbardziej to: nadmierne, zbędne dokumentowanie procesów, obliczanie wskaźników, których nikt nie analizuje i niczemu nie służą, tworzenie informacji (w tym raportów), których nikt nie czyta, lub drukowanie ich w pięciu egzemplarzach, oraz dystrybuowanie do pięciu osób, podczas gdy tak naprawdę służą tylko jednej – pozostałe cztery egzemplarze lądują w niszczarce (a sam proces niszczenia też nie stanowi wartości dodanej)…  

Nasze prywatne życie również obfituje w tego typu marnotrawstwo, a będzie to na przykład:
- stresowanie się (pamiętajcie, że denerwować się, to mścić się na własnym zdrowiu za głupotę drugiego człowieka, jak mawiał E. Hemingway), 
- zbyt długie i zbyt liczne e-maile, smsy – zastanówmy się ile czasu tracimy na pisanie e-maili wyjaśniających, co mieliśmy na myśli w poprzednich – zamiast raz zadzwonić i sprawę wyjaśnić (jeżeli już potrzebujmy potwierdzenia, to przecież można wysłać maila podsumowującego, po telefonicznym – sprawniejszym – uzgodnieniu), 
- przejmowanie się tym, na co nie mamy wpływu – dajcie sobie na luz, 😊
- analizowanie rzeczy zbędnych,
- zarządzanie nadmiarem (sprzątanie) i chaosem (bałagan) – bo jaki sens ma poświęcanie czasu na utrzymywanie w czystości czegoś, czego wcale nie potrzebujemy,
- przygotowywanie zbyt wcześnie jedzenia i odgrzewanie go,
- używanie starszego oprogramowania, anulowanie aktualizacji – nie mamy czasu uaktualnić, ale mamy codziennie czas anulować przypomnienia,
- usuwanie nieczytanych newsletterów – jak wyżej,
- krojenie dzieciom jedzenia – przecież potrafią gryźć,
- plotkowanie... brrrrrr….

Nadmierny stan zapasów

To tzw. „klasyczny” typ marnotrawstwa. Zalicza się do niego zarówno nadwyżkę surowców, jak i produkcji w toku, wyrobów gotowych, maszyn, narzędzi, urządzeń, wyposażenia… Dzisiaj coraz częściej zaliczamy tu też i nadwyżkę gromadzonych danych i informacji. Utrzymywanie tego typu marnotrawstwa prowadzi do wydłużenia czasu realizacji zamówień, uszkodzeń, ukrywania problemów oraz starzenia się produktów, maskowania złego wypoziomowania produkcji, kosztów transportu, magazynowania oraz opóźnień. Już sto lat temu H. Ford mawiał, że nadmierny stan zapasów przekłada się na nieekonomiczność procesów. Nadmierne gromadzenie zapasów to przyzwyczajenie, z którym trudno walczyć, zazwyczaj bowiem daje nam poczucie bezpieczeństwa, a z nim ciężko się rozstać - to swoista asekuracja.

My zaś prywatnie gromadzimy na przykład:
- ubrania - zgodnie z zasadą Pareto przez 80% czasu nosimy 20% ubrań, a przydałaby się nowa szafa – zastanówcie się, czy aby na pewno, 😊
- jedzenie – ono przecież ma termin przydatności do spożycia,
- wyposażenie kuchni, garażu - patrz zasada Pareto 😊
- dane i informacje - i tu Pareto się kłania,
- drobiazgi w szufladach, pudełkach,
- książki,
- aplikacje w komórce, programy w komputerze, z których nie korzystamy, a tracimy czas na obsługę, aktualizację...

A może lepiej jest mieć mniej, ale lepszej jakości?
A później tylko narzekamy, że musimy sprzątać. Zachęcam do inwentaryzacji stanu posiadania.

Zbędny ruch

Marnotrawstwo tego rodzaju wiąże się z każdym zbędnym ruchem wykonywanym w trakcie realizowania czynności. Zaliczamy tu wszelkie szukanie materiałów, narzędzi, informacji, pracowników. To także zbędne przekładanie, schylanie się. Można do tego typu marnotrawstwa zaliczyć także tworzenie dokumentów, w tym raportów przez zespoły wieloosobowe, w związku z czym konieczne jest przeglądanie i czytanie ich przez wiele osób, co wydłuża czas realizacji prac. Zbędny ruch często bywa przeoczony. Przeoczenie go wynika z faktu, że ludzie, którzy są aktywni, biegają, wyglądają na bardzo zajętych. Jest to - niestety - odbierane pozytywnie, a kierownictwo nie doszukuje się przyczyn tej quasi-aktywności. Z czego ono wynika? Otóż wynika na przykład ze złej organizacji stanowisk pracy, zaprojektowania nieefektywnych procesów. Zejdźcie więc do gemba, miejsca gdzie rzeczywista wartość jest wytwarzana, i poobserwujcie. Postarajcie się jednak znaleźć różnicę pomiędzy „patrzeć”, a „widzieć”.

A w naszym życiu zbędnym ruchem będzie:
- szukanie czegoś w bałaganie,
- sprzątanie i utrzymywanie w czystości zbędnych rzeczy,
- czyszczenie zbędnych powiadomień w telefonie, zbędnych newsletterów,
- niewygodny fotel przy biurku – można zainwestować w piłkę (aktywne siedzenie),
- pójście do toalety, powrót do pracy i za 2 min pójście do kuchni po coś (coś na kształt złego rozplanowania czasu pracy),
- sprzątanie komputera, dysków z nadmiaru danych i informacji,
- każdy ruch, który może nam szkodzić np. jazda zbyt szybko samochodem…

Defekty

To produkowanie rzeczy wadliwych i/lub ich naprawianie, poprawianie, utylizacja. Możemy tu zaliczyć też wadliwe działanie sprzętu, czy gromadzenie błędnych i/lub nieprawdziwych danych. Koszty związane z defektami potęgują się w miarę upływu czasu, jaki potrzebny jest do ich wykrycia – działa tu zasada krotności strat (koszty złej jakości 1x10x100). Defektom należy zapobiegać, a nie usuwać je.

Zadbajmy więc w naszym życiu żeby:
- nie zaniedbywać zdrowia i sprawności fizycznej,
- nie robić czegoś byle jak, na szybko,
- nie leczyć się na własną rękę (Google nie posiada dyplomu z medycyny, a Asystenta Google najlepiej poprosić o dowcip – nieważne, że zapoda nam suchara, i tak się uśmiechniemy, co wpłynie na nas pozytywnie),
- nie uprawiać sportu bez instruktora, bo możemy sobie poważnie zaszkodzić (wiem co mówię, z własnego doświadczenia)...

Niewykorzystana kreatywność pracowników

Pracownicy przychodzą do pracy z głowami pełnymi pomysłów… i to byłoby na tyle (najczęściej). Zwykle nie są oni angażowani do zadań, co do których posiadają kompetencje, umiejętności – w sumie, to rzadko kiedy wiemy, w czym nasz pracownik jest rzeczywiście dobry, jakie ma zainteresowania, pasje. Kierownicy nie słuchają pracowników, nie zwracają uwagi na ich pomysły. Ten rodzaj marnotrawstwa związany jest też z uniemożliwianiem lub niestwarzaniem możliwości pracownikom w zakresie uczenia się. A my co robimy? Ograniczamy im uprawnienia i odpowiedzialności w zakresie podstawowych zadań, nieustannie komenderujemy i kontrolujemy, dostarczamy nieodpowiednich narzędzi pracy, narzędzi biznesowych...

Inspirujmy pracowników do tego, aby byli zaangażowani na rzecz organizacji, ale również na rzecz rodziny i społeczeństwa. O tym, jak ważne jest wykorzystywanie kreatywności pracowników pisał już Ford (sto lat temu), chwaląc przy tym pomysłowość: „Pomysły nadchodzą do nas ze wszystkich stron”. Przeczytajcie „Moje życie i dzieło” Forda, a dowiecie się jak chwalił kreatywność Polaków 😊 Polska jest chyba jednym z nielicznych krajów na świecie, gdzie słowo „kreatywny” ma zabarwienie negatywne, patrz: kreatywny księgowy, urzędnik. Ech, zróbmy wreszcie coś z tym stanem rzeczy; doceniajmy, rozwijajmy, stymulujmy, wyzwalajmy kreatywność naszych pracowników.

Taka sobie częsta (niestety) sytuacja z życia firmy:
Pracownik wchodzi do biura i widzi kolegę spoglądającego w okno. Pyta więc „uprzejmie”: - Co robisz?
Na co kolega: - Myślę…
- To się weź do roboty!

Na kreatywność jednak trzeba wygospodarować czas. A my cierpimy na:
- brak czasu na myślenie.. nie tylko kreatywne,
- brak świadomości na temat ważności rozwijania kreatywności,
- problemy z koncentracją i uwagą...

Przykłady można mnożyć. Marnotrawstwo zarówno w organizacjach, jak i w naszym życiu często dostrzegamy bez korzystania ze specjalnych instrumentów służących do jego identyfikowaniu, i co…? I nic. Niestety nic z tym nie robimy, bo nie warto, bo się nie da (wszyscy wiedzieli, że się nie da, jeden tego nie wiedział i zrobił), bo nikt nam za to nie podziękuje. I tak w kółko marudzimy, i marudzimy. A może by tak ruszyć tylną cześć ciała i coś zrobić, coś zmienić?

Jeżeli nie opowiada ci sytuacja w jakiej się znajdujesz, rusz… coś tam, co służy do siedzenia, nie jesteś drzewem.

Powodzenia 😊